1.- Introducción
Según se demuestra por las experiencias existentes, la posibilidad de denunciar es una herramienta imprescindible en los sistemas de prevención de conductas irregulares o ilícitas. Tener implantado un canal de denuncias sirve para medir la efectividad de dichos sistemas ya que facilita que cualquier persona sea corresponsable en la preservación de la legalidad vigente.
Amica considera que una denuncia realiza de forma responsable sirve para cuidar el cumplimiento de la ley, de su Código de Conducta y de su Manual de Prevención de Delitos Penales.
Este Canal de Denuncias es parte de los requisitos exigidos en el Código Penal español para la prevención de los delitos penales dentro de las empresas.
Tal como se establece en el apartado de difusión, todos las personas que trabajan en Amica serán previamente informadas de la existencia y de la finalidad del Canal de denuncias, de su funcionamiento, de la garantía de la confidencialidad de los datos de la persona denunciante y de la garantía de información al denunciado sobre la existencia de la denuncia.
2.- Ámbito de aplicación
El presente Procedimiento sobre el Canal de Denuncias se establece para su aplicación en la asociación Amica, incluyendo a sus centros especiales de empleo SOEMCA EMPLEO S.L., SAEMA EMPLEO S.L. y DIVERSIA EMPLEO S.L.
En el presente Procedimiento, cuando en adelante, se nombre sólo Amica se considerará que lo establecido para la misma afecta por igual a todas las entidades salvo que se especifique lo contrario.
3.- Definición y alcance
Cualquier persona que trabaja en Amica o tiene relación con ella puede presentar al Comité de Prevención de Riesgos Penales, a través del Canal definido, las dudas o sugerencias relativas al cumplimiento o la interpretación del Manual de Prevención de Riesgos Penales de Amica. Igualmente pueden presentar las denuncias oportunas por todo comportamiento, acto, suceso o indicio ocurrido o realizado en el ámbito de la actuación de Amica, que pueda ser susceptible de ser considerado como ilícito o delictivo.
Por comportamiento irregular, ilícito o delictivo se entiende cualquier tipo de infracción legal o violación del Código de Conducta o de aquellos procedimientos internos cuya función sea evitar y detectar comportamientos que perjudiquen a Amica o la realización de hechos delictivos por parte de las personas que trabajan en Amica, su voluntariado, personal en prácticas o cualquier otro miembro perteneciente a Amica en el ejercicio de su actividad.
Amica establece el presente procedimiento de denuncias que permite a los empleados y cualquier otra persona ajena a Amica, disponer de un Canal para informar sobre cualquier comportamiento, de acción u omisión, o hecho, que pueda ser susceptible de delito o contrario a las normas internas de Amica, y que pueda ser susceptible de causar, directa o indirectamente, un riesgo penal para Amica.
En caso de que cualquier persona empleada en Amica o cualquier otra persona que tenga relaciones con Amica tengan indicios razonables de que se está cometiendo un delito o mala práctica en Amica o en su nombre, deberá informar de manera inmediata al Oficial de Cumplimiento a través del Canal de Denuncias establecido.
Todos los mensajes remitidos por este Canal de Denuncias llegan exclusivamente al Comité de Prevención de Riesgos Penales a través del Oficial de Cumplimiento.
Toda consulta o denuncia presentada será dada de alta por el Oficial de Cumplimiento en un registro específico que mantendrá actualizado con las acciones realizadas y la documentación que se pueda generar en su tramitación y resolución.
4.- Exigencia de la buena fe
Cualquier acto de denuncia debe estar realizado desde la buena fe del denunciante ya que de otro modo se produce un efecto pernicioso sobre las personas y las organizaciones. En el caso del Canal de Denuncias esto es fundamental y exigible por cuanto podemos poner en peligro la dignidad de las personas y a la propia institución.
Se considera que el denunciante no actúa de buena fe cuando el denunciante es consciente de la falsedad de los hechos, o actúa con manifiesto desprecio a la verdad, o con la intención de venganza, o de perjudicar de algún modo a Amica o de acosar a la persona denunciada, o de lesionar su honor, o de perjudicarle laboral, profesional o personalmente.
El denunciante actúa de buena fe cuando:
- Denuncia conforme a lo que se establece en este procedimiento y la denuncia se basa en indicios o hechos de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de un comportamiento irregular, ilícito o delictivo.
- Cuando la denuncia se realiza sin ánimo de venganza, de acosar moralmente, de causar un perjuicio laboral o profesional, o de lesionar el honor de la persona denunciada o de un tercero.
La denuncia a través del Canal de Denuncias debería ser siempre el primer paso para preservar la reputación de Amica y permitir mejorar sus sistemas de prevención de delitos penales y su Código de Conducta. Esto no supone que no pueda ser posteriormente puesto en conocimiento de la opinión pública o de los medios de comunicación si así lo considera el denunciante.
En cualquier caso, la denuncia pública de hechos internos de Amica que carezca de relevancia pública o que sean manifiestamente infundados supone una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones, principalmente, con el personal laboral, el personal voluntario y con terceros que se relacionen con Amica, por lo que pueden dar lugar a sanciones disciplinarias y/o acciones judiciales pertinentes, en su caso.
5.- Protección del denunciante
Amica garantiza la confidencialidad de la identidad del denunciante y el cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos de Carácter Personal.
Si el denunciante actual de buena fe se garantiza igualmente que no habrá represalia alguna por haber denunciado irregularidades relacionadas con aspectos de la normativa interna de Amica o presuntamente delictivos, tipificados en el Código Penal, ni por participar en su caso, en el procedimiento de investigación.
En cualquier caso, Amica se reserva el derecho de desvelar la identidad del denunciante, si hubiere actuado de mala fe (objetivable), así como en caso de requerimiento judicial o si tiene por destinatario a la autoridad competente que prevé la Ley orgánica de protección de datos (LOPD).
6- Protección del denunciado
Amica garantiza que el denunciado será informado en el plazo máximo de los 30 días de recibir la denuncia de:
- que se dispone de sus datos personales por esta vía,
- de los hechos que son objeto de investigación y los departamentos del grupo o terceros que colaboran en la misma y
- de cómo ejercer sus derechos de acceso y rectificación, con la salvaguarda legal de la identidad del denunciante, salvo que éste hubiere actuado de mala fe.
En caso de que el denunciante haya participado en la comisión del hecho denunciado, se informa que existen atenuantes por confesión, si ésta es anterior al descubrimiento de la infracción, así como, en cualquier momento, si se intenta la disminución de sus efectos.
Después de la pertinente investigación, si la denuncia queda determinada como falsa, el denunciante tiene derecho a exigir que así conste quedando constancia de lo mismo en el Registro correspondiente.
7.- Protección de datos personales
Los datos personales facilitados con ocasión de una denuncia u obtenidos a resultas de la investigación interna correspondiente (en adelante “Datos Personales”) serán tratados únicamente para la gestión y control del Canal de Denuncias en caso de detección de irregularidades. Amica es considerada responsable del citado tratamiento que contendrá datos personales relativos a la persona o personas denunciadas, así como de la denunciante, y de otras que aparezcan vinculadas a la denuncia. Sobre dicho tratamiento se aplican todas las medidas de seguridad que se han considerado adecuadas para lograr la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que contiene.
En el establecimiento del canal de denuncias se han adoptado todas las previsiones del artículo 24 de la Ley ·/2018 de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales. Los accesos se han limitado a quienes tienen como función las labores de control interno, adoptándose medidas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas.
Los titulares de los Datos Personales podrán ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad y limitación del tratamiento cuando proceda, de conformidad con lo dispuesto en la normativa de protección de datos personales, dirigiendo escrito con copia de su DNI a la atención del Delegado de protección de datos de Amica Barrio de Sierrapando 508 Torrelavega (Cantabria) o al Delegado de Protección de Datos a través de la dirección de email: dpd@amica.es. También podrá, en caso de no ver atendidos debidamente sus derechos, presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.
No obstante, no procederá el ejercicio de tales derechos en los siguientes supuestos:
- Cuando la persona denunciada ejercite su derecho de acceso, no se le comunicarán los datos identificativos del denunciante.
- Cuando el ejercicio de estos derechos se efectúe respecto de una denuncia relacionada con la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, en cuyo caso se aplicará lo dispuesto en el artículo 32 de la Ley 10/2010 de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
Los Datos Personales obtenidos con ocasión de la denuncia serán cancelados cuando hayan transcurrido tres meses desde la finalización de la investigación interna iniciada como consecuencia de la misma, salvo en el caso de denuncias archivadas por infundadas, en que se cancelarán de inmediato. La cancelación conlleva el bloqueo de los Datos Personales de tal forma que sólo podrán mantenerse en custodia separada, durante el plazo de prescripción de las responsabilidades relacionadas con la denuncia, para su puesta a disposición de las autoridades.
Cláusula LOPD:
En cumplimiento de lo previsto en las previsiones legales establecidas en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de esto, así como en la Ley orgánica 3/2018 de Protección de datos personales y garantía de los derechos digitales o que en el futuro se puedan promulgar sobre esta materia, le informamos que los datos de carácter personal que en su caso pudieran estar incluidos en su denuncia serán tratados en ficheros de los que es responsable Amica, con domicilio social en Bº Sierrapando, 508 (39300 Torrelavega) y CIF G-39041710, que cumple con las medidas de seguridad legalmente exigidas y que garantizan el tratamiento confidencial de los datos que para el desarrollo de las acciones se recojan.
8.- Acceso al Canal de Denuncias
El acceso al Canal de Denuncias se realiza a través de la web de Amica.
Una vez que se accede a este espacio, se puede elegir entre realizar una denuncia o una consulta. En el caso de pulsar para entrar en estos apartados, se abrirá un documento en el que se explica cómo funciona el canal de denuncias. La persona denunciante debe dar su conformidad a dicho documento antes de realizar la denuncia correspondiente.
La denuncia puede presentarse:
- De forma anónima
Si bien es completamente lícito realizar de esta forma la denuncia, hay que aclarar que si la persona denunciante no aporta sus datos o no se encontrara debidamente identificada dificultaría la tramitación y estudio de la denuncia y haría más difícil poder proteger sus derechos. Esto puede conllevar que no se procediera a analizar la denuncia presentada.
- Con identificación del denunciante
El denunciante aporta los datos solicitados en el formulario que aparecen en la pantalla.
- Denunciante identificado con nombre y apellidos y número de carnet de identidad o equivalente.
- Exposición lo más exhaustiva posible de los hechos o argumentos que sustenten la comunicación/denuncia.
- Persona o colectividad contra la que se dirige la denuncia.
- Fechas estimadas del hecho.
- Se podrá incluir cualquier documento anexo que se considere interesante en relación al hecho denunciado.
No se admitirán denuncias que se reciban por otros cauces, debido a que intervienen más factores y elementos ajenos a la entidad que no permite el correcto mantenimiento de la confidencialidad de toda la información recibida. Por ello, se recomienda que la comunicación se realice directamente en el Canal de Denuncias propuesto a tal fin.
9.- Operativa del Canal de Denuncias
A la recepción de una denuncia, se acusará recibo al denunciante por la misma vía.
El Oficial de Cumplimento, como destinatario de las denuncias conoce, tramita y resuelve las denuncias recibidas, dándoles el tratamiento que estime más oportuno.
Una vez recibida la denuncia, el Oficial de Cumplimiento realizará la apertura de un expediente adecuadamente codificado para su control y seguimiento.
- El Oficial de Cumplimiento Procederá a su calificación, pudiendo:
- archivar el asunto por estimar que no existen indicios racionales de incumplimiento o criminalidad, ó
- trasladar las denuncias que se refieran a otras cuestiones fuera del ámbito de este a los responsables para proceder de conformidad.
- instruir un expediente de investigación. En este caso, puede encargar parte de la investigación de los hechos o actuaciones denunciados a otras áreas/terceros diferentes, cuando lo considere conveniente, con íntegra salvaguarda de la confidencialidad respecto al denunciante.
En el propio expediente se sustanciarán las razones que motivan la decisión sobre su clasificación.
- En el caso de precisarse, el Comité de Prevención de Riesgos Penales tomará las medidas necesarias para evitar que el posible daño derivado del hecho denunciado se mantenga o se incremente.
- El Comité de Prevención de Riesgos Penales velará para que se respeten los derechos del denunciante, del denunciado y de aquellas personas o entidades implicadas en la denuncia.
- El Comité de Prevención de Riesgos Penales informará al denunciante sobre las medidas tomadas.
10.- Investigación de las denuncias presentadas
Las acciones tendentes a la verificación de los hechos denunciados se llevarán a cabo por parte del Comité de Prevención de Riesgos Penales, efectuando análisis exhaustivos para la comprobación de la veracidad del posible incumplimiento.
Con el objetivo de esclarecer los hechos objeto de denuncia, únicamente se implicará a aquellos empleados que sean estrictamente necesarios.
En caso de que entre las personas afectadas por la denuncia se encuentre alguna de las que formen parte del Comité de Prevención de Riesgos Penales, esta deberá ser substituido por otro en las tareas de averiguación relacionadas directamente con la denuncia en cuestión.
Una vez instruido el expediente de investigación, el Comité de Prevención de Riesgos Penales emite un informe de conclusiones que incorpora una relación clara de los hechos, decisiones y recomendaciones.
En caso de que la denuncia resulte ser fundada, el Comité de Prevención de Riesgos Penales definirá un plan de intervención y acción, debiendo adoptar Amica las oportunas medidas disciplinarias y aquellas que se consideren necesarias para la correcta continuidad de su actividad.
El plazo para la tramitación de un expediente de denuncia y la decisión a tomar al respecto no podrá exceder de 60 días naturales a contar desde la fecha de su apertura.
En el caso de apreciación de delito, Amica se reserva el derecho de poner los hechos en conocimiento de la Fiscalía y/o de las correspondientes autoridades.
El Comité de Prevención de Riesgos Penales informará periódicamente a la Comisión Ejecutiva de Amica sobre las denuncias recibidas y el resultado de las actividades y las actuaciones llevadas a cabo.
11.- Valoración y supervisión del Canal de Denuncias
El Comité de Prevención de Riesgos Penales realizará anualmente una valoración del funcionamiento del Canal para su posible adaptación o mejora.
Se realizará un cuadro de indicadores para el seguimiento de las denuncias o consultas presentadas que se adjuntarán en la correspondiente memoria del Comité de Prevención de Riesgos Penales. Se incluirá, al menos, la siguiente información:
- Número de denuncias recibidas
- Procedencia de las denuncias
- Tipo de denuncia (de acuerdo con el delito)
- Número de denuncias que se investigan, que se archivan, se trasladan y se instruyen.
- Medidas correctivas adoptadas.
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